Webinar IHF#5 : GMAO & Comptabilité, vers une dématérialisation complète du processus de gestion des dépenses. Vidéo et présentation en ligne !
Mardi 19 janvier à 16h30
GMAO et Comptabilité
Lien vers la vidéo : GMAO & comptabilité
Lien vers la présentation : Webinar#5GMAO&ComptabilitéAPHMjanvier2021
Ce cinquième Webinar IHF était animé par :
Philippe ARAMINI – Ingénieur en chef à l’AP-HM Philippe.aramini@ap-hm.fr
Laurent VARGAS – Ingénieur Méthode à l’AP-HM Laurent.vargas@ap-hm.fr
Dans le cadre de ses missions relatives à la maintenance et l’exploitation de son patrimoine immobilier réparti sur 4 sites hospitaliers (700 427 m² SDO), l’AP-HM externalise plus de 30 000 interventions par an. Le montant des dépenses de maintenance est de l’ordre de 11 M€.
Son organisation générale, a été mise en place dans le cadre d’une triple problématique :
- Répondre au quotidien, 24h/24, aux interventions d’urgences et/ou de dépannage des installations techniques ;
- Répondre aux exigences de sécurité et de qualité ;
- S’adapter aux contraintes liées à la raréfaction des moyens humains et financiers via l’externalisation, tout en conservant la maitrise et la connaissance de son patrimoine.
L’externalisation des prestations de maintenance a donc conduit à mettre en place une structure de contrôle adaptée.
Dans ce contexte, outre les fonctionnalités usuelles d’une GMAO, il a semblé pertinent de développer une chaine globale dématérialisée depuis la définition du besoin et de son engagement jusqu’au paiement des prestations.
L’outil de GMAO a été connecté avec le logiciel comptable E-magh2, sur lequel sont enregistrées l’ensemble des données concernant les marchés (numéro, titulaire, prix, périodes …) et les budgets (ligne budgétaire, montant …).
Pour la réalisation des prestations de maintenance l’AP-HM dispose de plus 30 000 articles répartis sur une centaine de marchés. Plus de 3 500 commandes, ventilées sur une quarantaine de lignes budgétaires, sont faites annuellement.
Tous les articles contenus dans les bordereaux de prix des marchés ont été référencés et enregistrés dans E-magh2. A chaque article a été associé un numéro de marché, un prestataire, une ligne budgétaire, un prix.
- Dématérialisation du processus d’achat
Comme pour les factures, la dématérialisation du processus d’achat est devenue un élément important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises.
Si les avantages d’un tel dispositif sont nombreux, la chaine globale dématérialisée, depuis la définition du besoin et de son engagement jusqu’au paiement des prestations, doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales, tant au niveau des modalités de l’engagement juridique et comptable, que de la réception des prestations ou de la constatation du service fait.
Autant d’étapes indispensables pour être en règle avec l’instruction budgétaire et comptable (M21) pour les établissements publics de santé.
La GMAO dialogue avec l’outil comptable (E-mahg2).
Les bons de commande correspondants aux prestations sont transmis par voie dématérialisée via l’outil de GMAO.
Toutes les phases du processus d’achat et de la comptabilité des dépenses engagées sont suivies et tracées dans cet outil.
Tous les acteurs (techniciens, entreprises) peuvent à tout moment visualiser ces informations.
Phase n°1 – Commande en attente de validation.
Le technicien créé une précommande :
- Il choisit un fournisseur et un marché
- Le titulaire ou directement le technicien sélectionnent dans la base de données du marché, les articles correspondants aux besoins. Il s’agit donc d’un devis ou d’une facture pro-forma dans le cas d’une prestation déjà réalisée.
Les erreurs de saisie concernant le numéro de marché, l’imputation budgétaire, le fournisseur, le prix du bordereau… sont impossibles.
A ce stade, cette précommande est « en attente de validation » par l’ingénieur.
Une fois la commande visée par l’ingénieur (engagement juridique), celle-ci est prête pour être inscrite sur l’outil comptable E-magh2.
Il n’y a donc pas de délai de traitement, pas d’édition de commandes papier, pas d’envoi de commandes par courrier interne à la comptabilité.
Phase 2 – Commande validée
Cette phase correspond au contrôle budgétaire par le secteur comptable pour effectuer l’engagement comptable.
Les agents comptables n’ont plus à saisir, ni à vérifier ou contrôler, les informations réglementaires, relatives au bon de commande, directement sur le logiciel E-magh2. Elle est prête à être transférée dans E-magh2 et transformée en commande.
A ce stade, cette précommande est « validée ».
Phase 3 – Commande engagée / signée
Cette phase correspond à l’engagement comptable dans le logiciel E-magh2.
Après la signature de la commande, le procédé informatique envoi dans le logiciel comptable, les informations réglementaires ainsi que la liste des articles du bordereau de prix qui ont été commandés.
Après analyse informatique, d’une part, des articles du bordereau de prix, pour vérifier qu’ils sont bien dans la période de marché et, d’autre part, des montants disponibles, pour s’assurer la disponibilité des crédits autorisés sur la période de marché, le système comptable créé un numéro d’engagement qui est ensuite renvoyé dans le logiciel de GMAO.
Phase 4 – Commande réceptionnée
Le technicien dispose d’un tableau de bord qui l’informe que la commande peut être réceptionnée. Il se rend dans l’intervention ou les interventions qui ont généré la commande et réceptionne les travaux. Puis valide le « service fait »
Dans un même temps, une information est envoyée dans le logiciel comptable pour dater la réception comptable de la commande.
Phase 5 – Commande liquidée
La facture est déposée sur Chorus. Si une correspondance entre la commande et la facture est trouvée, l’agent comptable procède à la liquidation.
Son numéro de liquidation est renvoyé dans l’outil GMAO.
Phase 6 – Commande mandatée
Lorsque le mandatement est effectué, le numéro de mandat est renvoyé dans l’outil GMAO.
- Les avantages de la dématérialisation
- Gains financiers : réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois. Par suite, réduction des délais de traitement de la commande de l’engagement comptable jusqu’au mandatement.
- Gain de productivité : évite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée (double saisie et vérification concernant les informations réglementaires contenues le bon de commande). Il n’y a donc pas de délai de traitement, pas d’édition de commandes papier, pas d’envoi de commandes par courrier interne à la comptabilité.
- Fiabilisation de l’achat : évite les erreurs de saisie lors de l’établissement du bon de commande : numéro de marché, l’imputation budgétaire, le fournisseur, le prix du bordereau… Par ailleurs, il existe toujours une corrélation entre les interventions et les commandes.
- Traçabilité en temps réel : visualisation de l’information pour tous les acteurs (techniciens et prestataires) à tout moment, visualisation de l’avancement du traitement de la commande jusqu’au paiement.
- L’archivage électronique permet de retrouver immédiatement toutes les données comptables.
- L’informatisation permet le requêtage des données.